Centralita virtual
Sumario
Centralita virtual
Nuestro Dashboard.
¿Qué es un Dashboard? Un dashboard es una interfaz gráfica donde el usuario puede administrar el software.
Nuestro dashboard, permite al cliente visualizar diferentes aspectos del sistema de centralita virtual, por ejemplo, el estado de las extensiones a tiempo real, el servidor sobre el que están registradas, las llamadas que se encuentran en curso en ese momento.
Nuestro dashboard se encuentra segmentado en varias partes.
- Estado de las extensiones: Nos permite visualizar el estado de nuestras extensiones en tiempo real.
- Llamadas en curso: Podemos ver en tiempo real, las llamadas que estan activas en nuestro sistema.
- Tickets: Nuestro novedoso sistema de tickets permite al cliente comunicar cualquier tipo de incidencia a nuestro equipo de soporte, de forma rápida y sencilla.
Para mejorar más aún la funcionalidad de nuestro sistema el estado de las extensiones se muestra mediante colores representativos.
Las extensiones, que se encuentran en color verde, están conectadas y listas para llamar.
Las extensiones, que se encuentran en color rojo, indica que esa extensión esta cursando una llamada en ese momento.
Las extensiones, que se encuentran en color amarillo, indica que esas extensiones están llamando pero aún se encuentra timbrando en el destino.
Las extensiones, que se encuentran en color gris, indica que la extensión no está conectada con nuestro servidor.
Configuración
Una vez registrados en el sistema, observamos una columna en la parte izquierda de nuestro panel, en la cual podemos modificar las configuraciones de las colas, DIDs (Numeraciones telefónicas), etc.
A continuación se explicarán brevemente cada una de ellas.
Colas
Esta sección nos permite manejar las llamadas entrantes y que los clientes se mantengan en línea hasta que un agente tome la llamada. Esto permitirá tener llamadas en espera y enviarlas a uno de su agentes disponibles, de acuerdo a la estrategia FIFO(First In First Out, se atiende al primero de la cola).
Los pasos a seguir para la creación de nuestra cola es la siguiente:
Creamos una nueva cola y la nombramos.
Seguidamente, añadimos los miembros (extensiones) a la cola.
Para ello, usando el botón 
, nos mostrará una pantalla donde seleccionaremos los datos para agregar un nuevo miembro a la cola.
.
- Agente: indica el miembro que formará parte de la cola.
- Prioridad: indica el orden de timbrado dentro de nuestra cola de miembros. El timbrado recorrerá de menor a mayor prioridad.
- Penalty: indica el numero de llamadas entrantes que se asignara a ese miembro. A mayor penalty menos llamadas le entrarán al teléfono. El penalty prevalece sobre la prioridad.
Una vez añadidos los miembros a nuestra cola, modificaremos los parámetros de nuestra cola con el botón 
.
Nos mostrará una pantalla donde modificaremos los parámetros generales de la cola.
- Nombre: El nombre de la cola.
- Música en espera: Permite establecer si la llamada entrante va a escuchar el clásico “Ring” o una melodía.
- Timeout del Agente: Establece el tiempo de timbrado en cada miembro de la cola.
- Reintentos: Especifica el número de veces que la cola va a hacer el recorrido completo. En este caso en particular, la cola va a sonar 3 veces.
- Selección de Agentes: Establecemos el orden de timbrado. En el caso de Lineal, el timbrado se realizará de menor a mayor.
- Acción si la cola no contesta: Aquí se establece que hacer en caso de que no contesten en la cola, por ejemplo, enlazar esta cola con otra.
- Timeout absoluto de la cola: Establece el tiempo total que la cola estará timbrando.
DIDs
Se añade el número de la línea en la que quieren el comportamiento.
Para configurar cada DID, por ejemplo para enlazarlo con una cola o para un comportamiento más complejo, por ejemplo, un IVR. Debemos usar el botón .
Se nos mostrará una nueva pantalla donde podremos configurar todas las propiedades, como se puede observar en la imagen.
Podemos configurar tanto desvíos, buzón de voz, IVR, etc.
Extensiones
Esta sección nos permite visualizar un listado de las extensiones que tenemos activas en nuestro sistema.
Podemos ver la configuración de cada extensión, haciendo click en el botón Ver.
En la configuración de las extensiones podemos modificar la información sobre la misma, por ejemplo, la señalización a un número concreto, activar el buzón de voz, controlar el agente a partir de un nombre.
Datos Generales.
- Nombre: Indicamos el nombre de la extensión. Este será mostrado en las estadísticas.
- Grupo Estadístico: Este nombre nos permitirá agrupar las extensiones para mostrarlas en las estadisticas, por ejemplo CallCenter.
Buzón de voz.
- Activo: Nos permite activar el buzón de voz por cada extensión.
- Contraseña: Indicamos la contraseña para nuestro buzón de voz. La contraseña debe ser numérica, ya que tiene que ser introducida desde el teléfono.
- eMail: Este email recibira los audios de los mensajes que se graben en el contestador.
Para configurar el buzón de voz, debemos marcar *89 desde el terminal accedemos al buzón de voz y seguimos los pasos que nos indica una locución.
Número saliente.
Indicamos con que numeración queremos señalizar, indicando un número de la lista y marcando la opción de forzar. Si deseamos que se muestre como numero oculto, marcamos la opción de Oculto y guardamos los cambios.
Faxes
En esta sección gestionamos los correos electrónicos autorizados para el envío y recepción de faxes. Además podemos configurar la cabecera del mismo para que se muestre en el destino.
Seleccionamos del listado de faxes las numeraciones que vamos a configurar.
Haciendo click sobre el icono en la esquina superior derecha del cuadro Usuarios del fax 
, podemos añadir nuevos correos y autorizarlos para envíos y recepción o sólo para recibir o envía.
Haciendo click sobre la opción de envío o recepción, se activan o desactivan. Además de podemos eliminar cualquiera de ellos.
Ivrs
En esta sección podemos configurar todo lo relacionado con los horarios de timbrado, días de cierre, etc.
Configuración de horarios
Editamos el horario, estableciendo las horas de apertura y cierre por cada día de la semana.
Configuración de festivos
Editamos los festivos, donde se nos mostrará un calendario para ir seleccionando y agregando los días de cierre.
Configuración de menú de opciones
En caso de que una locución de opciones, como por ejemplo, marque 1 para Administración, es aquí donde se establece a donde va a ir la llamada cuando se marque esa opción.
Una a una, vamos dirigiendo cada opción al destino que sea necesario, incluso se pueden enlazar varios IVRs.
Configuración locuciones y acciones
La configuración de esta parte es importante para el correcto funcionamiento de nuestro ivr.
- Bienvenida: Esta opción establece lo que la llamada va a realizar cuando conecte con nuestro sistema.
- Cerrado: Esta opción estable la configuración cuando se realice una llamada fuera del horario establecido.
- Menú: Esta opción enlaza la locución que proponga las diferentes opciones.
- Opción inválida: En esta opción se configura la acción que tiene que hacer la llamada cuando se pulse una opción del menú que no existe.
- Tiempo de espera agotado: Después de una locución con menú, si no se pulsa ninguna opción después de un periodo de tiempo, se establece un comportamiento para la llamada.
- Despedida: Una vez agotado el tiempo del menú, se establece si redirigir la llamada a otro comportamiento, por ejemplo, a alguna extensión o cola.
Locuciones
Esta sección permitirá importar los archivos de audio que se reproducirán durante las llamadas.
Se muestra un listado de las locuciones que ya se han subido y la posibilidad de reproducirlas, eliminarlas, etc.
Para subir una nueva locución al sistema, Hacemos click en el botón “Seleccionar archivo”, lo cual abrirá una ventana de búsqueda en nuestro ordenador.
Localizamos el archivo de audio que queremos que se reproduzca y lo cargamos en la Web.
Es importante, que las locuciones estén en formato .wav o mp3.
A continuación lo nombramos, teniendo en cuenta que no puede contener espacios, tildes, caracteres especiales a excepción de guiones. Pulsamos el botón “Subir fichero”.
Repetimos esto con todos los audios que queramos cargar en la Web.
Si queremos subir directamente desde nuestro terminal la nueva locución, debe marcar *800 en su terminal, seguimos los pasos que se indique la locución y pulsamos enviar. Automáticamente la grabación se subirá a esta sección de la web.
Preferencias
En esta sección podemos elegir el idioma y cambiar la contraseña de acceso a la Web de la PBX virtual.
